Анализ системы электронного документооборота PayDox

Анализ системы электронного документооборота PayDox.

PayDox — система управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее. Система ориентирована на работу с платежными документами — ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях

1 Ведение РКК документов

Есть справочник типов документов, где настраиваются возможные типы карточек. Есть зарезервированные поля, которые можно использовать по своему усмотрению, а также можно добавлять свои поля прямо в БД или использовать дополнительные источники данных, в том числе, с прямым доступом к другим информационным системам.

2 Ведение номенклатуры дел

Поддерживается ведение номенклатуры дел.Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет: добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах, вносить информацию о действиях с Делами в поле «Примечания». Справочник «Номенклатура Дел»может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

3 Сканирование документов

Система PayDox позволяет осуществлять сканирование и просмотр бумажных документов одним нажатием кнопки. Также одним нажатием кнопки сканированные документы отправляются на сервер системы и присоединяются к карточке документа.

4 Регистрация документов из электронной почты

Регистрация документов из электронной почты можно просмотреть в конфигурации «Документооборот» в разделе «Журналы регистрации».

5 Сопровождение бумажных и электронных документов

В данной системе имеется сопровождение бумажного документа, который сохраняется и в электронном документе, и, наоборот, электронная форма сохраняется в бумажной копии документа, сопровождая его на всех этапах жизненного цикла.

6 Контроль заполнения обязательных полей в РКК

Обязательность полей регулируется для каждого поля настройкой на серверной стороне. Система построена на принципе объектного подхода, каждый документ описывается категорией, которая состоит из атрибутов (полей). Для каждого поля можно регулировать его «обязательность к заполнению».Доступ к этим элементам имеет администратор системы.

7 Проверка на дублирование при регистрации

Имеется встроенная автоматическая защита от дублирования. Специальная интеллектуальная система предотвращает появление «двойников» в базе соискателей.

8 Использование справочников

В PayDox имеется как набор стандартных справочников, так и возможность заводить любое количество новых справочников для хранения и использования корпоративной информации. По справочникам можно делать контекстный поиск, информацией из справочников можно заполнять поля документа при его создании или редактировании.

В качестве справочников при подготовке документов можно также использовать внешние источники данных, подключаемые к информации из других корпоративных приложений. Имеющиеся справочники : «категории документов», «бизнес-процессы», «должности», «источники данных», «пользователи», «контрагенты», контактные лица», «подразделения», «группы доступа», «типы отчетов», «группа пользователей», «автотранспорт».

9 Добавление новых справочников

В модуле «Администрирование» в разделе «Справочники» есть возможность создания своего справочника.

10 Шаблоны создаваемых документов

В разделе «Шаблоны документов» есть возможность как воспользоваться готовыми шаблонами(рис.8), так и создать свой собственный(рис.9). Существует шаблоны «договоры на услуги», «договоры», «договоры СМК», «письма», «должностные инструкции».

11 Ведение истории работы с документами

Система позволяет вести всю историю документа(рис.10), чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с данным документом. Такая возможность обеспечивает независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников. Если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать блог-комментарии, позволяющие представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on-line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия — подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. — любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

12 .Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач

Возможны как параллельные маршруты, при которых пользователи могут просматривать и согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности (рис.11). Обе этих возможности могут комбинироваться. Также можно задавать условную или жесткую маршрутизацию. Возможна отчетность по динамике выполнения процессов: вывод всех состояний процессов в различных разрезах по времени. Возможна отчетность по выполнению процесса с определением планового времени завершения. Автоматический расчет планового времени завершения процесса по дате начала процесса и заданному относительному периоду его исполнения в часах, днях, неделях, месяцах, кварталах, годах.

13. Работа с типовыми маршрутами

Данная система реализует функционал линейных маршрутов, как наиболее простой вариант обработки документа. При регистрации документа задается маршрут обработки документа. Далее система позволяет пользователю-участнику маршрута послать его далее по маршруту или же изменить дальнейший маршрут. Это удобно, и во многих случаях этого вполне достаточно. Также система позволяет настраивать процессы обработки с распараллеливанием работ, с условным выполнением веток процессов, с циклами согласования, когда документ может быть отправлен на доработку. При этом задания четко регламентируются, указывается формальное описание задачи, срок выполнения, сколько времени может потратить пользователь на выполнение задания, задаются критерии правильности выполнения задачи и т.п. Однажды разработанные процессы далее используются многократно. Система выступает в роли диспетчера, автоматически раздавая задания, руководствуясь настроенной логикой процессов.

14 Работа со свободными маршрутами

Для упрощения создания процессов PayDox предоставляет графический инструмент, при помощи которого можно нарисовать процесс в виде диаграммы.

15. Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач

Уведомления возможны, в том числе, по e-mail, в виде SMS. Функциональность PayDox Сообщения позволяет организовать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам, поддерживать групповую работу сотрудников, контролировать сроки исполнения задач и поручений, формировать отчеты о проделанной работе непосредственно в среде корпоративных дискуссионных форумов, получать автоматические сообщения от системы документооборота.

16 Оперативный контроль за рассмотрением документов

Можно сформировать конфигурацию системы для рабочих мест сотрудников канцелярии, которые занимаются регистрацией входящей и исходящей корреспонденции.

Или сформировать конфигурацию системы длярабочего места контролера(рис.15), который должен следить за исполнением документов и прохождением процесса согласования документов.

17 Поиск по всем атрибутам РКК

Для поиска по файлам документа используется служба индексации Windows (можно подключить другую).

18 Поддержка морфологии русского языка

Возможен поиск с учетом морфологии русского языка: при поиске по содержимому файлов документов с использованием службы индексации.

19 Наличие в системе генератора отчетов

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете.

В конфигурации «Документооборот» имеется генератор отчетов «Отчеты». «Отчеты» подразделяются на «Мои отчеты», «Все отчеты», «Отчеты по контролю исполнения», «Статистика документооборота», «Балансы по договорам».

Выводы

В целом работа с системой организована дос­таточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и опера­ции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», мож­но выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, не­исполненные, просроченные)). Ниже основ­ную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.

Для организации движения документов (уве­домления о поступлении документа на согласова­ние (утверждение) может использоваться элект­ронная почта.

В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса ав­томатизации делопроизводства и работы с доку­ментами в организации в целом. Особенно полез­ной она может оказаться для организаций, терри­ториально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расши­ренная функциональность системы позволит ав­томатизировать не только чисто делопроизвод­ственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управ­ления, но и многие другие сферы работы.

Добавить комментарий