СЭДО — это автоматизированная система которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации для обеспечения выполнения данной организацией своих функций. При этом имеется ввиду, что процесс управления основывается на документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
Основные принципы ЭДО:
- Однозначная регистрация документа.
- Параллельное выполнение операций которое позволяет сократить время документооборота и повысить оперативности их исполнения
- Непрерывное движение документа.
- Невозможность дублирования документов благодаря единой базы документной информации.
- Быстрый поиск документа.
- Широко развитая система отчётности по статусам и атрибутам документов, позволяет контролировать документооборот по процессам и принимать решения, базируясь на данных из отчётов.
1.1. Назначение СЭД
Основное назначение системы электронного документооборота — это хранение электронных документов и работа с ними, а так же их поиска как по атрибутам, так и по содержанию.
В системе электронного документооборота необходимо наличие автоматического поиска изменения в документе, сроки исполнения документа, движение документа, а также контроль за всеми его версиями и подверсиями.
Комплексная система электронного документооборота должна охватывать полный цикл делопроизводства предприятия — начиная с постановки задачи создания документа до списания в архив, а так же обеспечить хранение документа в любом формате.
Система электронного документооборота должна объединять различные документные потоки территориально удаленных друг от друга предприятий в единую систему. Она должна обеспечить гибкое управление документами при помощи жесткого определения маршрута движения или свободной маршрутизации документооборота.
В системе электронного документооборота необходимо реализовать строгое разграничение доступа пользователей к документам.
Главными пользователями системой электронного документооборота являются государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все друге структуры, деятельность которых сопровождается большим количеством создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
1.2. Основные свойства СЭД
- Открытость.
Система электронного документооборота построена в основном по модульному принципу, а его API-интерфейсы являются открытыми.
Данное свойство позволяет добавлять к системе электронного документооборота новые функции или улучшать уже имеющиеся.
В последнее время разработка интегрируемых приложений с системой электронного документооборота стала отдельным бизнесом в промышленной отрасли по производству ПО.
Множество третьих фирм готовы предложить услуги в этом сегменте рынка.
Высокая степень интеграции
Главная возможность системы электронного документооборота является высокая степень интеграции с разными программными приложениями. Непосредственно при работе с документом вообще не наблюдается обходимость пользования утилитами системы электронного документооборота.
Пользователь имеет дело с обычными прикладными программами. Например, пользователь процессора MS Word при открывании файла сразу же видет библиотеки и папки с документами системы электронного документооборота.
После сохранения, документ моментально размещается в БД системы электронного документооборота. Это же относится и к остальным офисным и специализированным программам.
Особенности хранения документов
Большинство систем электронного документооборота работают на базе распределенных архитектур и пользуются разнообразными комбинациями технологий сбора, хранения, поиска и просмотра ЭД.
Во многих системах электронного документооборота используется система хранения документов по принципу “шкаф-полка-папка”.
Уровни вложения при хранении документов безгранично.
За счет применения «ссылок» один и тот же документ может входить в состав не одной папки и полки.
Особенности маршрутизации документов
Модули системы электронного документооборота которые отвечают за документооборот – модули маршрутизации документа.
Обычно используют понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документа.
При “свободной” маршрутизации каждый участник документооборота имеет возможность изменить уже существовавший маршрут на свой взгляд или создать новый маршрут.
При “жесткой” маршрутизации пользователь не имеет права менять маршруты, так как они строго регламентированы.
Разграничение доступа
В системе электронного документооборота существуют надежные разграничения полномочий и контроль за доступом к документу.
Имеются следующие виды доступа:
- Полный контроль над документами
- Право редактирования, но не уничтожение документа
- Право создать новую версию документа, но не редактировать его
- Право читать документ, но не редактировать его и т.д.
Отслеживание версий и подверсий документов
Поскольку работать с документом могут сразу несколько пользователей, очень удобной функцией системы электронного документооборота является использование версий и подверсий документов.
Достоинство системы электронного документооборота является реализованость возможности автоматического отслеживания версий и подверсий документа.
Наличие утилит просмотра документов разных форматов
В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики — viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.
1.3 . Общая классификация СЭД
Системы электронного документооборота, ориентированные на бизнес-процессы.
Система данного типа предназначена для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. Она обеспечивает полный жизненный цикл работы с документом, включающий работу с образами, управление записями и потоком работы и др.
- Корпоративные системы электронного документооборота.
Система данного типа обеспечивает инфраструктуру, доступную всем пользователям для создания документа, коллективной работы над ним и его публикации.
Основные функции корпоративной системы электронного документооборота аналогичны функциям системы электронного документооборота, ориентированного на бизнес-процесс.
- Система управления содержимым.
Система этого типа обеспечивает создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого.
Доступность информации не в виде документа, а в виде объекта меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между разными приложениями.
- Система управления информацией — порталы.
Данная система обеспечивает агрегирование информации, управление и ее доставку информации через Internet, Intranet, Extranet.
С помощью Internet, Intranet, Extranet реализуется возможность накопить опыт в корпоративной среде базируясь на использования бизнес-правил, контекстов.
- Система управления изображениями или образами.
C помощью них осуществляются конвертации отсканированной с бумажного носителя информации в электронную форму.
Эта технология основывается на основе перевода в электронную форму информации со всех бумажных документов и микрофильмов.
К числу базовых функций стандартной системы обработки изображений относятся: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
- Система управления потоком работ.
Система этого типа предназначена для путей маршрутизации файлов в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов.
Она используется для улучшения эффективности и повышения степени контролируемости корпоративного бизнес-процесса.
Cистема управления потоком работ обычно приобретается, как часть решения.