Основы управления электронным документооборотом

Основы управления электронным документооборотом

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………….4

ЧАСТЬ 1. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТАPAYDOX…………………………………………………………5

1.1. Ведение РКК документов…………………………………………………………….5

1.2. Ведение номенклатуры дел………………………………………………………….6

1.3. Сканирование документов……………………………………………………………6

1.4. Регистрация документов из электронной почты……………………………7

1.5. Сопровождение бумажных и электронных документов………………..7

1.6. Контроль заполнения обязательных полей в РКК…………………………8

1.7. Проверка на дублирование при регистрации………………………………..9

1.8. Использование справочников………………………………………………………8

1.9. Добавление новых справочников…………………………………………………9

1.10. Наличие шаблонов создаваемых документов

1.11. Ведение истории работы с документами………………………….11

1.12. Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации

документов и задач

1.13. Работа с типовыми маршрутами……………………………………………….14

1.14. Работа со свободными маршрутами………………………………………….15

1.15. Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов

и задач……………………………………………………………………………………………..15

1.16. Оперативный контроль за рассмотрением документов………………16

1.17. Поиск по всем атрибутам РКК………………………………………………….17

1.18. Поддержка морфологии русского языка……………………………………17

1.19. Наличие в системе генератора отчетов……………………………………..17

ЧАСТЬ 2. ПРАКТИЧЕСКАЯЧАСТЬ……………………………………………………..19

2.1 Создание документа……………………………………………………………………19

2.2. Создание версии………………………………………………………………………..19

2.3. Общие справочники…………………………………………………………………..20

2.4. Вставка штрих-кода в документ…………………………………………………21

2.5. Создание РКК на основе электронного документа………………………22

2.6. Инициализация создания задачи…………………………………………………23

2.7. Определение маршрута задачи…………………………………………………..23

2.8. Отчеты модуля «Канцелярия»……………………………………………………24

2.9. Поиск электронных документов по реквизитам РКК…………………..25

2.10. Конверт со штрих-кодом для почты России………………………………26

2.11. Экспорт одного документа……………………………………………………….27

2.12. История работы с документами………………………………………………..28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………………………30

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………………………31

 

Введение

Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Деятельность практически любой организации связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов.

От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом

зависит оперативность работы организации в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться  к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму , а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни­жают вероятность всевозможных ошибок.

Целью моей курсовой работы является формирование необходимых знаний для решения задач, связанных с переходом к безбумажной технологии управления путем использования средств автоматизации процессов, составления и ввода электронных документов (ЭД), их обработки, хранения, поиска и передачи, а также процессов планирования документооборота и бизнес-процессов, контроля исполнения, анализа на примере таких систем как DIRECTUM и PAYDOX.

 

ЧАСТЬ 1. Анализ системы электронного документооборота PayDox.

PayDox — система управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее. Система ориентирована на работу с платежными документами — ведение и учет платежных документов, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях

1.1 Ведение РКК документов

Есть справочник типов документов, где настраиваются возможные типы карточек. Есть зарезервированные поля, которые можно использовать по своему усмотрению, а также можно добавлять свои поля прямо в БД или использовать дополнительные источники данных, в том числе, с прямым доступом к другим информационным системам.

1.2 Ведение номенклатуры дел

Поддерживается ведение номенклатуры дел.Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет: добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах, вносить информацию о действиях с Делами в поле «Примечания». Справочник «Номенклатура Дел»может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

1.3 Сканирование документов

Система PayDox позволяет осуществлятьсканирование и просмотр бумажных документов одним нажатием кнопки. Также одним нажатием кнопкисканированные документы отправляются на сервер системы и присоединяются к карточке документа.

1.4 Регистрация документов из электронной почты

Регистрация документов из электронной почты можно просмотреть в конфигурации «Документооборот» в разделе «Журналы регистрации».

1.5 Сопровождение бумажных и электронных документов

В данной системе имеется сопровождение бумажногодокумента, который сохраняется и в электронномдокументе, и, наоборот, электронная форма сохраняется в бумажной копии документа, сопровождаяего на всех этапах жизненного цикла.

1.6 Контроль заполнения обязательных полей в РКК

Обязательность полей регулируется для каждого поля настройкой на серверной стороне. Система построена на принципе объектного подхода, каждый документ описывается категорией, которая состоит из атрибутов (полей). Для каждого поля можно регулировать его «обязательность к заполнению».Доступ к этим элементам имеет администратор системы.

1.7 Проверка на дублирование при регистрации

Имеется встроенная автоматическая защита от дублирования. Специальная интеллектуальная система предотвращает появление «двойников» в базе соискателей.

1.8 Использование справочников

В PayDox имеется как набор стандартных справочников, так и возможность заводить любое количество новых справочников для хранения и использования корпоративной информации. По справочникам можно делать контекстный поиск, информацией из справочников можно заполнять поля документа при его создании или редактировании.

В качестве справочников при подготовке документов можно также использовать внешние источники данных, подключаемые к информации из других корпоративных приложений. Имеющиеся справочники : «категории документов», «бизнес-процессы», «должности», «источники данных», «пользователи», «контрагенты», контактные лица», «подразделения», «группы доступа», «типы отчетов», «группа пользователей», «автотранспорт».

1.9 Добавление новых справочников

В модуле «Администрирование» в разделе «Справочники» есть возможность создания своего справочника.

1.10 Шаблоны создаваемых документов

В разделе «Шаблоны документов» есть возможность как воспользоваться готовыми шаблонами(рис.8), так и создать свой собственный(рис.9). Существует шаблоны «договоры на услуги», «договоры», «договоры СМК», «письма», «должностные инструкции».

1.11 Ведение истории работы с документами

Система позволяет вести всю историю документа(рис.10), чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с данным документом. Такая возможность обеспечивает независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников. Если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать блог-комментарии, позволяющие представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on-line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия — подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. — любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

1.12 . Поддержка последовательной и параллельной маршрутизаци документов и задач

Возможны как параллельные маршруты, при которых пользователи могут просматривать и согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности (рис.11). Обе этих возможности могут комбинироваться.Также можно задавать условную или жесткую маршрутизацию.Возможна отчетность по динамике выполнения процессов: вывод всех состояний процессов в различных разрезах по времениВозможна отчетность по выполнению процесса с определением планового времени завершения. Автоматический расчет планового времени завершения процесса по дате начала процесса и заданному относительному периоду его исполнения в часах, днях, неделях, месяцах, кварталах, годах.

1.13. Работа с типовыми маршрутами

Данная система реализует функционал линейных маршрутов, как наиболее простой вариант обработки документа. При регистрации документа задается маршрут обработки документа(рис.12). Далее система позволяет пользователю-участнику маршрута послать его далее по маршруту или же изменить дальнейший маршрут. Это удобно, и во многих случаях этого вполне достаточно.Также система позволяет настраивать процессы обработки с распараллеливанием работ, с условным выполнением веток процессов, с циклами согласования, когда документ может быть отправлен на доработку. При этом задания четко регламентируются, указывается формальное описание задачи, срок выполнения, сколько времени может потратить пользователь на выполнение задания, задаются критерии правильности выполнения задачи и т.п. Однажды разработанные процессы далее используются многократно. Система выступает в роли диспетчера, автоматически раздавая задания, руководствуясь настроенной логикой процессов.

1.14 Работа со свободными маршрутами

Для упрощения создания процессов PayDoxпредоставляет графический инструмент, при помощи которого можно нарисовать процесс в виде диаграммы.

1.15. Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач

Уведомления возможны, в том числе, по e-mail, в виде SMS. Функциональность PayDox Сообщения позволяет организовать корпоративные дискуссионные форумы по различным темам и проектам, поддерживать групповую работу сотрудников, контролировать сроки исполнения задач и поручений, формировать отчеты о проделанной работе непосредственно в среде корпоративных дискуссионных форумов, получать автоматические сообщения от системы документооборота(рис.13).

1.16 Оперативный контроль за рассмотрением документов

Можно сформировать конфигурацию системы для рабочих мест сотрудников канцелярии(рис.14), которые занимаются регистрацией входящей и исходящей корреспонденции.

Или сформировать конфигурацию системы длярабочего места контролера(рис.15), который должен следить за исполнением документов и прохождением процесса согласования документов.

1.17 Поиск по всем атрибутам РКК

Для поиска по файлам документа используется служба индексации Windows (можно подключить другую).

1.18 Поддержка морфологии русского языка

Возможен поиск с учетом морфологии русского языка: при поиске по содержимому файлов документов с использованием службы индексации.

1.19 Наличие в системе генератора отчетов

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете.

В конфигурации «Документооборот» имеется генератор отчетов «Отчеты». «Отчеты» подразделяются на «Мои отчеты», «Все отчеты», «Отчеты по контролю исполнения», «Статистика документооборота», «Балансы по договорам».

 

Выводы

В целом работа с системой организована дос­таточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и опера­ции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», мож­но выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, не­исполненные, просроченные)). Ниже основ­ную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.

Для организации движения документов (уве­домления о поступлении документа на согласова­ние (утверждение) может использоваться элект­ронная почта.

В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса ав­томатизации делопроизводства и работы с доку­ментами в организации в целом. Особенно полез­ной она может оказаться для организаций, терри­ториально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расши­ренная функциональность системы позволит ав­томатизировать не только чисто делопроизвод­ственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управ­ления, но и многие другие сферы работы.

 

ЧАСТЬ 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1 Создание документа

Каждый электронный документ(рис.1) состоит из текста- содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ(автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

2.2. Создание версии

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий(рис.2). Это позволяет хранить историю изменения содержания в документе и избегать работу с устаревшей информацией.

2.3. Общие справочники

Справочники системы (рис.3) предназначены для структурированного хранения условно-постоянной информации. Справочники представляют собой списки записей с определенным набором полей. У каждого справочника есть две формы:

  • форма-список – форма, представляющая собой список записей. В форме-списке доступны для просмотра все поля справочника и доступны для выполнения стандартные для справочников действия;
  • форма-карточка – форма, представляющая собой набор полей конкретной записи. В форме-карточке данные доступны для редактирования и доступны для выполнения специфические действия конкретных справочников.

2.4. Вставка штрих-кода в документ

Использование технологии быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти электронный договорной документ в системе и сверить его по штрихкоду с бумажным аналогом.

2.5. Создание РКК на основе электронного документа

При регистрации непосредственно из РКК (рис.5, рис.5а) возможно занесение отсканированного (электронногодокумента в модуль «Управлениеэлектронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК.

2.6. Инициализация создания задачи

Для создания новой задачи (рис.6) в проводнике системы можно воспользоваться одним из способов:

  • выбрать в главном меню пункт Файл/Создать/Создать задачу;
  • во встроенном меню кнопки на панели инструментов выбрать пункт Создать задачу;
  • нажать клавиши <Ctrl>+<К>.

2.7. Определение маршрута задачи

Определение маршрута(рис.7,рис.7а) позволяет назначать исполнителей и сроки выполнения задачи. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в учетную систему, изменять состояние электронного документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

2.8. Отчеты модуля «Канцелярия»

Для регистрации бумажного документа(рис.8, 8а) нужно создать новую запись в справочнике Входящие РКК.В появившейся на экране карточке нужно внести информацию о поступившем документе.

2.9. Поиск электронных документов по реквизитам РКК

Для поиска электронных документов по реквизитам РКК(рис.9) используется сценарий Поиск электронных документов по реквизитам РКК, который запускается из проводника системы. В результате открывается окно запроса параметров поиска аналогичное Поиску РКК.

В отличие от поиска РКК, после инициализации поиска откроется не список РКК, а окно результатов поиска электронных документов.

2.10. Конверт со штрих-кодом для почты России

По кнопке Печать из РКК запускается интегрированный отчет «Конверт», выводящий стандартный конверт с указанными адресами отправителя и получателя, а также штрих-кодом(рис.10). Конверт распечатывается, в него вкладывается распечатанный экземпляр документа.Готовый к отправке конверт отправляется в отделение Почты России.

2.11. Экспорт одного документа

Для выполнения экспорта документа(рис.11) можно воспользоваться одним из способов:

  • нужно выбрать в главном меню пункт Действия/Экспортировать;
  • в контекстном меню на экспортируемом документе меню выбрать Экспортировать.

После инициирования экспорта документа появится окно «Экспорт электронного документа»

Признак экспорта документа с блокировкой. Если данный признак установлен, то документ при экспорте блокируется от изменений, в противном случае после экспорта документ можно будет редактировать.

2.12. История работы с документами

В истории работы (рис.12) фиксируются все события, происходящие с документом: кто, когда, какое действие произвел.

 

Вывод

DIRECTUM — система класса ECM обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

Система поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. Разрабатывается широкий набор готовых к применению бизнес-решений. Каждое бизнес-решение ориентировано на достижение бизнес-эффекта при решении определенной бизнес-задачи.

Directum весьма достойная система, однако, если смотреть глазами простого пользователя, будь то рядовой исполнитель поручений, резолюций, для которого необходимо лишь отчитаться об исполнении, или перенаправить задание, которому необходим ограниченный набор функций, я бы не сказала что система простая и доступная, и что имеет интуитивный интерфейс. Также интерфейс нельзя настраивать в зависимости от профиля работающего.

 

Заключение

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Актуальность внедрения систем электронного документооборота определяется объективными факторами – активизация и рост информационного потока, необходимость в принятии руководителями оперативных решений по широкому кругу вопросов.

Актуальность знания документоведения и владения делопроизводством сегодня, как никогда, велика и постоянно возрастает. Среди причин этого – и бурное увеличение разнообразия видов деятельности людей, и лавинообразное расширение номенклатуры изделий, товаров и услуг, и происходящие структурные изменения в отечественной экономике и во всем мире.

В ходе курсового проекта я сформировала необходимые знания для решения задач, связанных с переходом к безбумажной технологии управления путем использования средств автоматизации процессов, составления и ввода электронных документов с помощью анализа систем электронного документооборота DIRECTUM и PayDox . Система DIRECTUM обладает большим функционалом, наиболее полно отражает все процессы работы с документами, что позволяет эффективно и успешно вести все бизнес-процессы. Система PayDox в своих возможностях более ограничена и не может предоставить пользователю все необходимые опции при работе с документом, но она обладает большим потенциалом, благодаря удобному пользовательскому интерфейсу и постоянной модернизации со стороны разработчиков.

Добавить комментарий